Dedykowany System Operacyjny i Automatyzacja
Jak salon sukien ślubnych Say Yes odzyskał 10 godzin tygodniowo i zautomatyzował obsługę setek zgłoszeń komisowych
Obsługa setek sukien, ręczne spisywanie umów, wystawianie faktur i dziesiątki telefonów z pytaniem: „co z moją suknią?”. Zbudowaliśmy system oparty o środowisko WordPress, który przejął powtarzalną pracę biurową i działa w tle przez całą dobę.
Metryczka projektu
Klient
Say Yes, Oława (Salon & Komis Sukien Ślubnych)
Wyzwanie
Paraliż biurowy, chaos w terminach umów, ręczne rozliczenia i setki zapytań od klientek
Rozwiązanie
Dedykowany panel pracownika, portal online dla klienta, karta sukni, automatyczne płatności Stripe, sekwencje SMS/E-mail
Technologia
WordPress, FluentCRM, Fluent Forms, ACF, Fragmenty kodu, integracja Stripe, generator dokumentów PDF
WYZWANIE
Codzienność przed wdrożeniem. Z czym mierzył się salon?
Gdy salon się rozwija, liczba dokumentów rośnie lawinowo.
W Say Yes każda przyjęta suknia oznaczała osobną historię: formularz, ręcznie spisywaną umowę, pilnowanie opłat za czyszczenie, a przede wszystkim, nieustanną kontrolę kalendarza.
Największe wąskie gardła w codziennej pracy:
01
Ciągłe telefony o status
Właścicielki sukien regularnie dzwoniły z pytaniami, czy suknia dotarła do salonu, czy wisi na ekspozycji i kiedy dokładnie kończy się umowa.
02
Pilnowanie terminów w arkuszach
Ręczne sprawdzanie dat wygasania umów, groziło pomyłką i wymagało żmudnego pisania pojedynczych maili lub SMS-ów.
03
Ręczna papierologia
Każda opłata wymagała wystawienia osobnej faktury, a każda sprzedaż ręcznego przygotowania dokumentów rozliczeniowych.
04
Chaos przy zwrotach
Ustalanie, kto odbierze suknię osobiście, a komu trzeba odesłać ją kurierem, pochłaniało kolejne godziny personelu.
ROZWIĄZANIE
Rozwiązanie AdsEno – Samonapędzający się proces w 4 krokach
Zamiast wdrażać drogie, obce oprogramowanie z comiesięczną opłatą za każdego pracownika, stworzyliśmy system wewnątrz ekosystemu strony salonu. Cały cykl życia sukni został ułożony w logiczny ciąg zdarzeń:
O1
Zgłoszenie i weryfikacja jednym kliknięciem
Klientka wypełnia szczegółowy formularz na stronie (wymiary, stan, zdjęcia, oczekiwana kwota). Dane wpadają prosto do panelu pracownika, gdzie suknia otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny na metkę. Jedno kliknięcie „Zaakceptowana” uruchamia całą procedurę: wystawia fakturę za komis, pobiera opłatę i przesyła klientce wygenerowaną umowę.
O2
Indywidualny Portal Sukni (24/7 dla klientki)
Koniec z telefonami do salonu. Każda klientka otrzymuje swój prywatny link, gdzie na żywo widzi status swojej sukni: od momentu dostarczenia do salonu, przez start komisu, aż po sprzedaż.
O3
Inteligentne przypomnienia bez udziału człowieka
System sam pilnuje zegara. Jeśli suknia nie zostanie opłacona lub dosłana, klientka otrzymuje automatyczne przypomnienia SMS i e-mail (po 14 i 30 dniach). Przed upływem 180 dni komisu system sam pyta właścicielkę o decyzję: czy chce przedłużyć umowę, czy odebrać suknię.
O4
Samodzielna logistyka i wypłaty
Przez swój portal klientka może wybrać opcję odbioru osobistego (zintegrowany kalendarz z wyłączeniem dni wolnych) lub wkleić etykietę kurierską do wysyłki zwrotnej. W przypadku sprzedaży pracownik klika jeden przycisk, a klientka od razu otrzymuje instrukcję wypłaty środków.
Pełna transparentność (Karta Sukni PDF):
W każdym momencie pracownik lub klientka może pobrać wygenerowany plik PDF z dokładnym dziennikiem zdarzeń – co do minuty odnotowane są wszystkie wpłaty, zmiany statusów i ustalenia.
REZULTATY
Twarde rezultaty biznesowe
Wdrożenie systemu przełożyło się bezpośrednio na finanse i komfort pracy zespołu:
01
Około 10 godzin zaoszczędzonych w każdym tygodniu:
Zespół przestał przepisywać dane, wystawiać ręcznie faktury i sprawdzać wyciągi bankowe.
02
Zero nieodebranych i zagubionych terminów:
Każde powiadomienie o upływie okresu komisowego wychodzi z systemu z dokładnością co do minuty.
03
Drastyczny spadek liczby telefonów:
Klientki mają pełen podgląd sytuacji w telefonie, co odciążyło linię salonu w godzinach przymiarek.
04
Skalowalność:
Salon może przyjąć dwukrotnie więcej sukien bez konieczności zatrudniania dodatkowej osoby do obsługi biurowej.
GOTOWY NA ZMIANĘ?
Twoja firma również tonie w arkuszach i ręcznych wiadomościach?
Niezależnie od tego, czy prowadzisz komis, wypożyczalnię, studio detailingu czy serwis instalacyjny, większość powtarzalnych zadań biurowych można zamienić w działający automat.
Sprawdzimy, które procesy w Twojej firmie opłaca się zautomatyzować w pierwszej kolejności.